bloq: Documentbeheer

Het bloq Documentbeheer brengt administratie, formulieren en jouw mediatheek samen. Alle hoofdfuncties in dit bloq maken namelijk gebruik van de standaard bibliotheekfunctie. Met deze functie kun je documenten op een veilige manier opslaan en zijn ze altijd makkelijk toegankelijk. Daarnaast maak je in dit bloq formulieren aan waarmee je in jouw eigen huisstijl kunt rapporteren. Dit bloq heeft de volgende functionaliteiten:

Bibliotheek functies:

Dit bloq bevat basisfuncties voor het opslaan en beheren van documenten op één centrale plek. De bibliotheek is een generieke component dat als onderdeel van diverse andere functies in bloqs wordt gebruikt. (o.a. bij het Kwaliteitsmanagement systeem, en Mediatheek). Het voordeel hiervan is dat deze functies allemaal op een zelfde manier werken.

Jouw bibliotheek is opgedeeld in secties en elke sectie is weer opgedeeld in onderwerpen. In deze structuur kan je documenten gemakkelijk terugvinden. Documenten kunnen per onderwerp worden opgeslagen. En voor elke sectie kun je aangeven wie de rechten heeft om de opgeslagen documenten te lezen, op te slaan of te beheren. Zo richt je de bibliotheek optimaal in voor jouw organisatie.

Administratie documentenopslag en beheer:

Met deze functie kun je al jouw administratiedocumenten op één centrale plaats opslaan, beheren en toegankelijk maken.

Mediatheek documentenopslag en beheer:

Iedereen binnen jouw organisatie kan hier documenten, internetlinks, plaatjes etc. plaatsen en delen met zijn of haar collega’s. Op basis van de bibliotheekrechten geef je aan wie deze mediatheek mag beheren en wie welke secties mag lezen. Je hoeft documenten die voor iedereen beschikbaar moeten zijn dus niet meer rond te sturen, maar kunt ze op een centrale plaats opslaan en beschikbaar stellen.

Formulier documentenopslag en beheer:

In deze functie kan je alle standaardformulieren van jouw organisatie aanmaken, opslaan en beheren. Ook hier wordt gebruik gemaakt van de bibliotheekfuncties. Een standaardformulier is een Microsoft Word-document , dat je voorziet van markers. Bij het aanmaken van een formulier, geef je aan welk type formulier je wilt maken. Op basis hiervan stelt bloqs de juiste markers beschikbaar om in het formulier te plaatsen.  De opmaak van dit document kan je zelf bepalen, net als waar je de markers plaats. Op deze manier maak je een sjabloon dat voldoet aan jouw eigen huisstijl. Op basis van de bibliotheekrechten, geef je aan wie deze formulieren mag beheren.